Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit

4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG schließt die Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen aus, sofern es sich bei dem Tätigkeitsort um die „erste Tätigkeitsstätte“ handelt. Gegenwärtig ist strittig, inwieweit der Flughafen tatsächlich eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des Gesetzes darstellt. Sollte diese Sichtweise der Finanzverwaltung vor dem Bundesfinanzhof fallen, würde die Tätigkeit des Bordpersonals wieder eine tatsächliche Einsatzwechseltätigkeit, damit könnten die Reisekosten wieder vollumfänglich gem. Haustür-Prinzip abgerechnet werden. Unabhängig davon sind spätestens mit Verlassen des Flughafens die berücksichtigungsfähigen Verpflegungsmehraufwendungen gemäß § 9 Abs. 4a EStG zu ermitteln.

 Wie bereits bei Wegen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte allgemein erklärt, ist seit der Änderung der Steuergesetzgebung die Lage anders. Die allermeisten Finanzämter wollen keine doppelten Fahrtkosten (= Hin- und Rückfahrt) anerkennen. Für die Berufsgruppe Bordpersonal gibt es leider auch bisher durchweg negative Urteile! Von diesen erstinstanzlichen Urteilen wurde noch keines im Rahmen der Revision vor dem Bundesfinanzhof abschließend überprüft. Für den Fall, dass der BFH die Sache komplett anders beurteilen sollte als die Vorinstanzen, könnte man diesen Sieg auch für alte Steuerbescheide anwenden. Dazu muss man wie folgt vorgehen:

1. Du solltest die Fahrtkosten weiterhin doppelt bei Deiner Steuererklärung angeben.Dafür das Feld Einsatzwechseltätigkeit benutzen, nicht bei "Einfache Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte"!
2. Sollte das Finanzamt die doppelten Fahrtkosten ablehnen, kann man dieses Schreiben an das Finanzamt versenden - auch Email ist möglich! 
3. Sollte das Finanzamt die Fahrtkosten von sich aus ändern ohne vorherige Erörterung, kann man alternativ das Einspruchsverfahren ruhend stellen gem. § 363 Abs. 2 AO (Genaueres siehe unter Einfache Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte).

Sollte es im nun an das ans Finanzgericht zurückverwiesene Verfahren doch noch zu einer anderen Sichtweise kommen, würdest Du somit automatisch davon profitieren und das Finanzamt müsste Dir danach die noch fehlenden Werbungskosten anerkennen und selbstständig einen neuen Steuerbescheid erlassen.

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeit

Als Verpflegungsmehraufwendungen sind unter den Voraussetzungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG bei Auswärtstätigkeit einheitliche Pauschbeträge anzusetzen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder typischerweise nur an ständig wechselnden Stellen oder einem Fahrzeug tätig werden. Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen als Werbungskosten gelten abweichend von Absatz 2 länderweise unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesministerium der Finanzen jedes Jahr neu angepasst und herausgegeben werden.

Wie erfolgt nun diese Differenzberechnung?

Hierzu empfehlen wir, zuerst einmal einen Vergleich vorzunehmen. Stelle zunächst für einen z.B. dreimonatigen Zeitraum die vom Arbeitgeber ausbezahlten Spesen den entsprechenden Sätzen der Ländertabelle gegenüber. Sind diese steuerlich abzugsfähigen Differenzbeträge nicht gerade üppig, so wäge die tatsächliche Geltendmachung in Ruhe ab, da dies letztendlich doch mit einem relativ hohen Arbeitsaufwand für die Auswertung verbunden ist.

In Deine Überlegung solltest Du auch die in Frage kommenden Möglichkeiten der Fahrtkostenabsetzung zur ersten Arbeitsstätte mit einbeziehen. Der Nachweis, der für die Anerkennung der Verpflegungsmehraufwendungen erbracht werden muss, bedeutet nämlich auch, dass man jeden Arbeitstag genau nach Umlauf und Aufenthaltsort differenzieren müsste. Es geht somit sehr ins Detail und lässt keine eventuell vorhandene Wissenslücke der anderen Seite offen! Im Zweifelsfall musst Du die komplette Berechnung dem Finanzamt offenlegen und erklären können.

Erfolgt der Einsatz jedoch überwiegend zu Dienstreisen in Länder mit sehr hohen Pauschbeträgen (z.B. USA) oder zahlt Dein Arbeitgeber nur sehr geringe Spesensätze, so solltest Du auf jeden Fall den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen.

Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes:

Innerdeutsche Einsätze: Bei reinen Inlandsreisen werden Verpflegungsmehraufwendungen mit zeitlich unterschiedlichen Pauschbeträgen anerkannt. Der Höchstsatz (Abwesenheit mind. 24 Stunden) liegt bei 28 €, somit kommt es kaum zu Absetzungsmöglichkeiten, da die von Arbeitgebern ausbezahlten Spesen in der Regel gleich hoch sind oder öfters auch darüber liegen.

Kombinierte Einsätze (ein- und mehrtägig): Werden an einem Kalendertag sowohl Auslands- als auch Inlandsdienstreisen durchgeführt, so ist das entsprechende Auslandstagegeld (siehe nächster Punkt) maßgebend - auch dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.

Tageseinsätze ins Ausland: Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland sind die von der Abwesenheitsdauer abhängigen Pauschbeträge des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Langstreckeneinsätze und mehrtägige Einsätze mit unterschiedlichen Auslandsaufenthalten: Die Verpflegungsmehraufwendungen werden mit den pauschalen Auslandstagegeldern berücksichtigt. Sie bestimmen sich bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei Flügen mit kurzer Zwischenlandung wird der Ort dieser Landung steuerlich nicht berücksichtigt.

Schulung, Seminare, Medical

Kabinenmitarbeiter, die an einer kleineren Basis beschäftigt werden: Nichtfliegerische Einsätze, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Beruf stehen und vom Arbeitgeber angeordnet werden, können ausnahmslos zur Verpflegungsmehraufwandsberechnung herangezogen werden. Als Beschäftigter an einem solchen „externen“ Einsatzort wird dabei immer der Hauptwohnsitz verlassen und eine Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte findet nicht statt.

Shuttler: Die frühere steuerliche Privilegierung von Shuttlern ist aufgrund der aktuellen Sicht der Finanzverwaltung praktisch nicht mehr gegeben. Wo man früher das komplette Haustürprinzip zur Anwendung bringen konnte und somit z.B. Verpflegungsmehraufwand für eine Vorabendanreise geltend machen konnte und für den Folgetag die großen Sätze des Ziellandes, ist dies an sich kaum mehr möglich. Problem hierbei ist, dass mit der Sichtweise der Finanzverwaltung "Flugplatz ist erste Tätigkeitsstätte" auch die Einsatzwechseltätigkeit aufgegeben wurde und somit das Haustürprinzip nicht mehr zur Anwendung kommt. Da diese Entscheidung aber noch nicht abschließend geklärt ist, bist Du auch nicht gehindert, diese Berechnung wie eben dargestellt komplett unter Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anzusetzen.

Aus Sicht der meisten Finanzämter erwartet man aber, dass auch Shuttler die Kosten wie „Am Arbeitsort wohnende Steuerpflichtige“ berechnen. Du verlässt bei einer solchen dienstlichen Einplanung zwar Deine Wohnung ggfs. am Vorabend, nicht aber Deine erste Tätigkeitsstätte. Für die Anerkennung eines Verpflegungsmehraufwandes ist jedoch beides erforderlich.

Am Arbeitsort wohnende Steuerpflichtige: Eine Geltendmachung der Pauschbeträge ist möglich, wenn der Tagungs- oder Schulungsort nicht mit der regelmäßigen Arbeitsstätte übereinstimmt (bei LH z. B. Seeheim). Nichtfliegerische Einsätze sind beispielsweise medizinische Kontrollen, Emergency-Schulungen, Schulungen zu Förderungen (Purser, Team- und Stationsflugbegleiter), Qualifikationsseminare oder Projektgruppenarbeiten.

Der inländische Pauschbetrag

gliedert sich folgendermaßen auf:

• Mindestens 8 Stunden                                   14 EUR
• 24 Stunden                                                      28 EUR

Bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit im Inland wird grundsätzlich die Pauschale von 14 € für den An- und Abreisetag gewährt, selbst wenn weniger als 8 Stunden Abwesenheit anfallen. Voraussetzung ist lediglich, dass ein mindestens 24-stündiger Zwischentag zwischen An- und Abreise liegt; die Gesamtreisedauer muss mithin mindestens 3 Tage umfangen.

Grundsätzliches zur Reisekostenberechnung bei Flugeinsätzen unter Berücksichtigung der früheren Rechtsprechung (= Einsatzwechseltätigkeit)

1. Nimm nicht die planmäßigen Abflug- und Ankunftszeiten als Berechnungsgrundlage, sondern die tatsächlichen, von den Flight-Operations festgestellten Zeiten (bei LH sind diese z. B. aus der Einsatzstreckenabrechnung ersichtlich). Jedoch hierzu unbedingt auch die Informationen im letzten Absatz berücksichtigen!
2. Zu den Abwesenheitsstunden des jeweiligen Einsatzes / Umlaufs sollten ca. 2 Stunden vor Abflug und 1,5 Stunden nach Ankunft hinzugerechnet werden. Bringe dazu als Argumentation gegenüber dem Finanzbeamten all das an, wie es in der Realität letztendlich auch abläuft, nämlich Parkplatzsuche bzw. Abstellen des Fahrzeuges am Flughafen, Wege zur Basis, Erledigungen vor Ort, Beginn des Briefings, Anfahrt zum Flieger, Vorarbeiten an Bord, dienstl. Arbeiten nach der Rückkehr an Bord, ggfs. operationelles Debriefing, Abgabe und Erstellen von Arbeitspapieren / Flight-Reports bei den Dienststellen, BVK Unterlagen und Gelder, Eingabe von Flightreports vor Ort usw.). Es sollte ebenfalls sichergestellt werden, dass Bordpersonal eben nicht mit normalen Dienstreisenden verglichen werden kann. Die Vor- und Nacharbeitszeiten sind in der Regel auch in dem persönlichen Arbeitsvertrag, Anweisungen des Flugbetriebs und teilweise im Dienstplan dargestellt und können dem Finanzamt falls erforderlich als Nachweis vorgelegt werden. Die Anerkennung der Vor- und Nacharbeitszeiten ist aber unsicher und wird häufig abgelehnt. Dagegen zu klagen hat momentan keinerlei Aussicht auf Erfolg.

Spesentabelle 2019

Auch im Jahr 2023 gab es wieder zahlreiche Änderungen an den weltweiten Spesensätzen. 

Hier findest Du die Spesentabelle 2023

Hier findest Du die Spesentabelle 2022

Hier findest Du die Spesentabelle 2021

Hier findest Du die Spesentabelle 2020

Hier findest Du die Spesentabelle 2019

Hier findest Du die Spesentabelle 2018

Hier findest Du die Spesentabelle 2017

Hier findest Du die Spesentabelle 2016

Hier findest Du die Spesentabelle 2015

Häufig gestellte Fragen in der Fliegen&Steuer Gruppe?

FALL 1 - Antwort FA auf Einspruch

Antwort Steuerexperten

Die Fahrtkosten gelten natürlich pro tatsächlicher Fahrt. Also 5 TT ist eine Fahrt. Das Finanzamt hat Hier seinen zweitbesten Mitarbeiter eingesetzt, der nur als Aufgabe hat: möglichst wenig Werbungskosten zulassen!
Um es kurz zu sagen
Die Ausführungen zu den Verpflegungsmehraufwand sind falsch...
Die Trinkgelder gelten pro ÜN - und haben aus Sicht des FG Nürnberg auch nichts mit der Verpflegungsmehraufwand zu tun. Im Übrigen gelten dieser VerpfMA für zusätzliche Kosten - Trinkgelder sind damit aus steuerrechtlicher Sicht nicht abgegolten.
Ebenfalls falsch liegt das FiA bezüglich der erhaltenen Spesen - diese werden mit dem steuerlichen Anspruch auf VerpflMA verrechnet. Der Vortrag des FiA ist hier schlichtweg falsch...

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