Telekommunikationskosten

Telekommunikationsaufwendungen sind insofern Werbungskosten, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten des Kostennachweises:

a) die Absetzung mittels Gesprächsaufzeichnungen (Einzelnachweis): Weist man den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei aufeinanderfolgenden Monaten im Einzelnen nach, kann der so ermittelte Anteil für das gesamte Steuerjahr zugrunde gelegt werden. Er ist aus dem Verhältnis der Zahl der beruflich und privat geführten Gespräche zu ermitteln. Dabei sind auch eingehende Gespräche zu berücksichtigen (BFH-Urteil vom 20. Mai 1976, BstBl. II S.507). Hat man für diesen repräsentativen Zeitraum z. B. einen berufsbedingten Kostenanteil von 35 % errechnet, so sind mit diesem Anteil die jeweiligen monatlichen Vertragskosten ansetzbar. (BFH-Urteil vom 21. November 1980, BStBl. 1981 II S.131). Durch diese Rechnung ist gleichwohl auch der berufliche Nutzungsanteil des Telefons (Handy) nachgewiesen, welches meist als Einmalabzug mit dem entsprechenden Prozentsatz abgezogen werden kann.

b) die pauschale Absetzung (Schätzung) = „20/20 Regel“

Fallen erfahrungsgemäß beruflich bedingte Telekommunikationsaufwendungen an (trifft in unserer Berufsgruppe zu), können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 € pro Monat, als Werbungskosten anerkannt werden, damit maximal 240 €. Dabei handelt es sich nur um eine Schätzung der beruflich verursachten Telekommunikationsaufwendungen. Aus Vereinfachungsgründen kann dabei aus drei aufeinander folgenden Monaten der monatliche Durchschnitt für die Berechnung des gesamten Veranlagungszeitraums ermittelt werden. Das entsprechende Endgerät kann auch mit 20 % beruflicher Nutzung als Werbungskosten anerkannt werden.

Verweis: § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG und R 9.1 Abs. 5 LStR

Argumentationshilfen für beruflich bedingte Gespräche oder Email-Versendungen, die nicht mit den bekannten Telefonnummern bzw. Adressen des Arbeitgebers übereinstimmen:

Ist man genötigt, Flüge bzw. Umläufe wegen wichtiger Termine zu tauschen, so braucht man die Bereitschaft und Mithilfe vieler Kolleginnen und Kollegen. Was für Dritte vordergründig als privat erscheint, kann letztendlich doch beruflich bedingt sein. Mit dieser – ohnehin der Realität entsprechenden – Argumentation ist es Finanzbeamten verständlicher zu machen, warum in Deinen Aufzeichnungen bzw. Verbindungsnachweisen auch Daten von Privatpersonen enthalten sind.

Denkt auch daran, dass heute kaum noch ein Einsatzplan in seiner ursprünglich geplanten Form bestehen bleibt. In solchen Fällen müssen dringende Informationen (Beispiel: Arzttermin) weitergegeben werden. Somit sind diese Kosten beruflich bedingt.

Als beruflich veranlasst gelten auch Telefongespräche, die der Ehegatte oder ein anderer Angehöriger in Deinem Auftrag führen muss. Dies wird u. a. im vorher genannten BFH-Urteil vom 21. November 1980 hervorgehoben. (Beispiel für einen diesbezüglichen Anlass: Du hast von unterwegs mehrmals vergeblich versucht, den Einsatz für wichtige Rückfragen zu erreichen).

Informiere den zuständigen Finanzbeamten, der vielleicht mit Deinem Beruf nicht so vertraut ist, ausgiebig über die Häufigkeit und Unumgänglichkeit der Gespräche mit Dienst- und Gehaltsabrechnungsstellen und insbesondere den Einsatz. Füge bei Nachfrage also nachvollziehbare, schriftliche Erläuterungen hinzu. Die Dienstzeiten stimmen nur in seltenen Fällen mit den Öffnungszeiten der Büros überein. Die Kommunikation mit Vorgesetzten oder anderen Dienststellen findet daher meist in der Freizeit statt.

Alle Aufwendungen (einmalige oder gelegentliche) für Telekommunikationseinrichtungen sowie deren Verbesserung oder Reparatur sind als Werbungskosten absetzbar. Natürlich gehört auch ein Anrufbeantworter zu beruflich bedingten Anschaffungen.

Wie oben bereits ausgeführt, sind diese Aufwendungen mit dem gleichen beruflichen Anteil abzugsfähig, wie er für die laufenden Telekommunikationsgebühren ermittelt wird (BMF Scheiben v. 20.11.2001 - IV C 5 -S 2336 - 9/01 II). Bei Anschaffungskosten oberhalb der GWG-Grenze müssen die Beträge auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt werden (siehe „Arbeitsmittel Computer“).

Hat man Familie oder „Dauertelefonierer“ im Haus (z. B. mehrere Kinder oder einen berufstätigen Ehepartner mit steuerlich anerkannter Heimbeschäftigung) und lässt sich die Notwendigkeit für einen beruflich bedingten Zweitanschluss glaubhaft darstellen, dann erkennt das Finanzamt die Kosten dafür in voller Höhe an (ohne Aufstellungen und Pauschale). DLH: Gebühren, die an Lufthansa abgeführt werden müssen, um z.B. NetExtend verwenden zu können, sind abzugsfähig und fallen somit unter Werbungskosten.

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