Steuerliche Geltendmachung der Anschaffungskosten

Geräte wie Computer, Laptop, Monitor – aber auch Geschäftsausstattungen, Möbel – werden steuerlich als Wirtschaftsgüter (auch Anlagegüter) eingestuft. Aufwendungen für Einrichtungsgegenstände, die als Arbeitsmittel dienen, können immer voll als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dies sind z. B. Schreibtisch, Stuhl, Beistell- oder Computertisch, Schreibtisch- oder Leselampe, Bücherregale und Schränke, Weltkarten, Papierkorb… Vergleicht dazu auch die Rubrik Computer und Telekommunikationskosten. Seid auch nicht zu zurückhaltend, wenn es um ungewöhnliche Einrichtungsgegenstände geht. Wer eine Führungsposition in der Kabine hat, Trainer oder Projektgruppenmitglied ist, sollte sich nicht scheuen, auch Digitalkameras oder Flipcharts mit anzugeben, falls solche Gegenstände zusätzlich für private Zwecke noch ein weiteres Mal im Haushalt vorhanden sind.

Bedenke dabei aber, dass nur berufsbezogene Arbeitsmittel vorhanden sind.

Überschreiten die Anschaffungskosten des Einzelgegenstandes die Grenze für geringwertige Gegenstände (GWG), so müssen diese Kosten auf mehrere Jahre aufgeteilt werden. Die Geltendmachung der Gesamtkosten innerhalb eines Steuerjahres ist also nicht möglich, da sich die Nutzung solcher Wirtschaftsgüter in der Regel auf längere Zeit erstreckt.

Somit ist jährlich auch nur der von der voraussichtlichen Gesamtnutzungsdauer abhängige und zu berechnende Anteil der Anschaffungsbeträge als Werbungskosten abzugsfähig. Wird ein Computer für 900 € gekauft, wird dieser regelmäßig drei Jahre lang beruflich genutzt, bevor dieser wieder durch einen neuen Rechner ersetzt wird. Somit können hierfür pro Jahr höchstens 300 € geltend machen (bei linearer AfA / Abschreibung; mehr dazu im Anschluss). Der Jahresbetrag ist um die vollen Monate vor dem Anschaffungsmonat um je ein Zwölftel zu kürzen.

Eine Erläuterung dazu: Im vorgenannten Beispiel mit der auf drei Jahre festgelegten Nutzungsdauer für den Computer fallen 300 € pro Jahr an, die als Werbungskosten angegeben werden können. Der PC ist Mitte August gekauft worden, die 7 vollen Monate vor der Anschaffung dürfen nicht berücksichtigt werden, sondern nur die Monate ab der Anschaffung. Im ersten Jahr können somit nur 125 € geltend gemacht werden (300 : 12 = 25 pro Monat; fünf Monate = 125 € [Cent-Beträge immer kaufmännisch auf- oder abrunden]). Der jeweilige berechnete Betrag müsste zusätzlich mit der beruflichen Nutzung multipliziert werden, da die private Teilnutzung steuerlich nicht abzugsfähig ist.

Bei Peripheriegeräten, die nachträglich erworben wurden und nicht mehr zum PC zu zählen sind (verständlichere Erklärung einige Absätze später), ist der Abschreibungszeitraum ebenfalls auf die Zeit der Nutzungsdauer aufzuteilen. Es ist weiterhin nur die lineare Abschreibung (AfA = Absetzung für Abnutzung) zugelassen. Dabei wird die volle Kaufsumme in gleichmäßige Jahresbeträge aufgeteilt (wie im vorherigen Beispiel) und über die Nutzungsdauer verteilt steuerlich geltend gemacht.

Ersetzt Du Deinen Computer vor Ablauf der Abschreibungsdauer durch ein neues, leistungsfähigeres Gerät, sollte der nach den genannten Grundsätzen ermittelte Restwert als „Absetzung für außergewöhnliche technische (technisch völlig veraltet) oder wirtschaftliche Abnutzung“ (bei Beschädigungen, Bruch) sofort geltend gemacht werden. Dies gilt auch für externe Peripheriegeräte.

Zum Computer gehören:

Rechner, Maus und Tastatur, Laufwerke, CD-Brenner, internes Modem und andere „Einbauteile“. Monitor, Bildschirm, Drucker, Scanner sowie externe Speichergeräte sind Peripheriegeräte. Diese sind nicht selbstständig nutzungsfähig. Diese müssen deshalb auch bei Anschaffungskosten entweder mit den Anschaffungskosten des PC zusammengefasst oder bei einem späteren Nachkauf innerhalb der Jahre der Abschreibung dem Restwert des PC hinzugefügt und über die verbleibende Restnutzungsdauer gemeinsam abgeschrieben werden.

Ist der PC bereits vollständig abgeschrieben, so trifft das vorher Beschriebene zu: Unterhalb der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind diese nachträglich erworbenen Geräte sofort in gesamter Höhe als Werbungskosten abzugsfähig, bei einem höheren Kaufpreis muss eine neue Abschreibung erfolgen.

Software kann, sofern es sich um Anwenderprogramme handelt und die Anschaffungskosten unter der GWG-Grenze liegen, mit Einzelrechnungsnachweis sofort abgesetzt werden. Gemäß Finanzverwaltung sind das „Trivialprogramme“, also „selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter“ (R 6.13 EStR).

Anderes Computerzubehör, wie z.B. Bildschirmständer, Texthalter, Kabelanschlüsse usw. sind ebenfalls Arbeitsmittel.

Reparaturkosten sind ebenfalls stets in voller Höhe als Werbungskosten abzugsfähig (gilt auch für Verschleiß, Blitzschlag, Transport). Muss das Arbeitsmittel zur Reparatur transportiert werden, so sind auch die Fahrtkosten für den Hin- und Rücktransport absetzbar (BFH-Urteil vom 21. Juli 1989, BStBl. 1989II, S. 972 unter 1).

Zu Büromöbeln zählen Bürotisch und -stuhl, Computertische, Regale und andere Möbel, die zum Aufbewahren von Unterlagen dienen. Zur Ausstattung zählen darüber hinaus auch Tischlampe, CD- bzw. DVD-Boxen. Vergiss dabei auch nicht die „Kleinmaterialien“ wie Batterien und Glühbirnen.